tentang surat menyurat

DASAR SURAT MENYURAT -Arti dan Fungsi Surat Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya. Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima. - Tujuan Menulis Surat Tujuan menulis surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu: a. Menyampaikan informasi kepada pembaca surat; b. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat; c. Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat. -Fungsi Surat Fungsi surat dalam suatu organisasi antara lain: a. Surat sebagai media komunikasi. b. Surat sebagai barometer. c. Surat sebagai duta penulis. d. Surat sebagai bukti tertulis. e. Surat sebagai salah satu otak kegiatan suatu kantor A. Kelebihan Surat: - Murah - Daya jangkau lebih luas - Bersifat formal dan efektif - Bisa dijadikan bukti hitam di atas putih B. Kelemahan Penyusunan Surat pada umumnya: - Susunan surat ruwet - Kalimat tidak lengkap atau berbelit-belit - Penggunaan tanda baca yang tidak pada tempatnya - Penulisan kalimat tidak sesusai EYD - Pemakaian istilah asing yang tidak perlu atau tidak tepat - Menciptakan istilah sendiri yang tidak lazim/tidak sesuai Pedoman Umum Pembentukan Istilah dalam bahasa Indonesia - Tata bahasa tidak teratur - Pengungkapan gagasan tidak logis - Kurang sopan atau terlalu banyak memuji dan basa-basi - Ketikan banyak yang salah - Penggunaan model yang tidak menentu -Syarat-syarat surat yang baik Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut ini: a. Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu: - Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan. - Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik. - Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum. b. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki. c. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia. Bagian-bagian Surat (1) : kepala surat (2) : tanggal, bulan, tahun surat (3) : nomor surat (4) : lampiran (5) : hal atau perihal (6) : alamat yang dituju (alamat dalam) (7) : salam pembuka (8a) : alenia pembuka (8b) : isi surat (8c) : alenia penutup (9) : salam penutup (10) : tanda tangan penanggungjawab surat (11) : nama penanggungjawab surat (12) : jabatan penanggungjawab surat (13) : tembusan (14) : inisial