Arti dan Fungsi Surat

Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya. Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.

Tujuan Menulis Surat

Tujuan menulis surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:

a. Menyampaikan informasi kepada pembaca surat;

b. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat;

c. Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat.

3. Korespondensi dan Koresponden

Korespondensi

Korespondensi searti dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat. Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni:

1. Korespondensi Eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.

2. Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.

Koresponden Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.

Fungsi Surat

Fungsi surat dalam suatu organisasi antara lain:

a. Surat sebagai media komunikasi.

b. Surat sebagai barometer.

c. Surat sebagai duta penulis.

d. Surat sebagai bukti tertulis.

e. Surat sebagai salah satu otak kegiatan suatu kantor

Kelebihan Surat:

- Murah

- Daya jangkau lebih luas

- Bersifat formal dan efektif

- Bisa dijadikan bukti hitam di atas putih

 Kelemahan Penyusunan Surat pada umumnya:                                                                                - Susunan surat ruwet                                                                                                                                             - Kalimat tidak lengkap atau berbelit-belit                                                                                                           - Penggunaan tanda baca yang tidak pada tempatnya                                                                                   - Penulisan kalimat tidak sesusai EYD                                                                                                             - Pemakaian istilah asing yang tidak perlu atau tidak tepat                                                                                  - Menciptakan istilah sendiri yang tidak lazim/tidak sesuai Pedoman Umum Pembentukan Istilah dalam bahasa Indonesia                                                                                                                             - Tata bahasa tidak teratur                                                                                                                              - Pengungkapan gagasan tidak logis                                                                                                                   - Kurang sopan atau terlalu banyak memuji dan basa-basi

- Ketikan banyak yang salah

- Penggunaan model yang tidak menentu

Macam-macam Surat :

Surat terbagi menjadi dua macam, yaitu surat pribadi dan Surat Resmi / Dinas

Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang dikirim kepada orang lain atas nama pribadi, biasanya surat pribadi ini ditujukan kepada teman,orang tua dikampung, maupun orang pacar.

Surat Resmi / Surat Dinas

Surat resmi atau surat dinas adalah surat yang dibuat oleh suatu lembaga ,Instansi atau kantor, termasuk kantor pemerintahan dan ditujukan dalam rangka dinas.

Macam-macam surat Dinas, antara lain:

- Surat undangan
- Surat Tugas
- Surat Ucapan Terima Kasih
- Surat Permohonan Izin

Macam-macam Surat Pribadi, Antara Lain :

- Surat Untuk Teman / Sahabat
- Surut untuk orang tua di kampung
- Surat Cinta untuk pacar

contoh surat riset:

====================================================================================

KOP RESMI UNIVERSITAS

====================================================================================

Kepada Yth.:

Pimpinan (Isi dengan nama perusahaan/lembaga yang dituju)

di

   (isi dengan alamat perusahaan/lembaga yang dituju) 

Dengan hormat,

Demi memenuhi tugas akhir mata kuliah Manajemen Operasi, dengan ini kami dari Universitas (isi nama Universitas) mengirimkan mahasiswa kami :

Nama                              : .........................................

Nomor Induk Mahasiswa : .........................................

Fakultas / Jurusan          : .........................................

Judul riset                       : .........................................

Untuk melakukan riset di lembaga / perusahaan Bapak / Ibu. Adapun rencananya riset akan dilakukan pada 04 April - 04 Mei 2012. 

Hal - hal yang akan dipelajari selama melakukan riset adalah sebagai berikut:

• Struktur manajemen lembaga / perusahaan
• Pelaksanaan kegiatan produksi dari hulu sampai dengan hilir
• Sistem pengawasan mulai dari jajaran manajemen tingkat menengah sampai dengan bagian produksi

Demikian kami hantarkan mahasiswa kami kepada Pimpinan ....(isi dengan nama lembaga / perusahaan yang akan dituju) untuk bisa melakukan riset di perusahaan Bapak / Ibu. 

Atas perhatian serta kerjasama yang baik, kami ucapkan banyak terima kasih.

Yogyakarta,........                                                  Mengetahui

Dekan Fakultas.........                                       Rektor Universitas.............

(...........................)                                           (..............................)

          (indahf/Carapedia)